Pengawasan Persediaan Barang

Hakikat dari pengawasan persediaan barang adalah mulai bahan baku dipesan sampai produk jadi digunakan oleh konsumen, yang terdiri dari pengawasan fisik, nilai, dan biaya. Pengawasan barang meliputi pengawasan bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses, dan pengawasan barang jadi. Pengawasan bahan baku dan bahan pembantu dimulai dari bahan dipesan sampai dengan permintaan pemakaian bahan dalam proses produksi; pengawasan itu meliputi fisik (jumlah unit, kerusakan, keuangan, kehilangan, dan tingkat perputaran), biayanya, dan nilainya dala bentuk satuan uang.

Pengawasan barang dalam proses meliputi produk cacat, produk rusak, produk hilang dalam proses produksi. Sedangkan pengawasan barang jadi meliputi rencana penjualan, jadwal pengiriman, dan pelayanan purna jual. Keempat jenis barang itu (bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses, dan barang jadi) jumlah persediaannya secara fisik harus dikendalikan, agar tidak terjadi kekurangan dan kelebihan. Kekurangan persediaan bahan baku dan bahan pemabantu dapat mengakibatkan proses produksi terganggu, dan kekurangan persediaan barang jadi akan mengakibatkan kesulitan memenuhi permintaan konsumen. Sebaliknya jika terjadi kelebihan persediaan, dapat mengakibatkan modal yang ditanamkan dalam persediaan tersebut besar, dan biaya modalnya besar.

2.      Model Tepat Pada Waktu (Just In Time Atau JIT)

Model JIT adalah model yang menempatkan pemasok sebagai mitra bisnis sejati; mereka dididik, dibina, dan diperlakukan sebagai bagian dari perusahaan yang dipasok bahan bakunya. Pengertian JIT adalah persediaan dengan nilai nol atau mendekati nol, artinya perusahaan tidak menanggung biaya persediaan. Bahan baku akan tepat datang pada saat dibutuhakan. Model yang demikian tentu saja pemasoknya adalah pemasok yang setia dan profesional. Dengan model ini terjadi efisiensi biaya persediaan bahan baku.

Dalam hubungannya dengan barang jadi (finished goods) model JIT juga diterapkan, dimana perusahaan hanya memproduksi sesuai dengan pesanan sehingga ia tidak mempnyai persediaan barang jadi. Dampaknya adalah penghematan biaya persediaan barang jadi. Model ini dapat diterapkan jika semua pihak yang terlibat dalam proses produk mulai dari pemasok sampai ke pelanggan memiliki motivasi kuat dalam pengendalian dan peningkatan kualitas berkelanjutan.

JIT bertujuan mengubah budaya perusahaan, yaitu usaha menjadi organisasi terbaik dari atas ke bawah; setiap orang adalah pakar bagi pekerjaannya sendiri dengan mengendalikan berpikir kolektif dan kreatif. Hakikatnya, JIT adalah peningkatan proses untuk menghindari masalah kronis, yaitu masalah yang ditimbulkan dari pemasok bahan baku yang mengakibatkan kerugian; masalah ini sulit diidentifikasi dan umunya dibiarkan, maka menjadi penyakit kronis yang sulit diobati. Hubungan kerja sama jangka panjang dengan pemasok harus dibina, pemasok tidak boleh dieksploitir demi keuntungan sesaat.

Prinsip dasar JIT adalah bahwa perusahaan tidak memiliki persediaan besi (safety stock). Dengan tidak memiliki safety stock, perusahaan dapat menghemat biaya persediaan. Dalam model ini pemasok menjadi mitra sejati yang loyal dan profesional karena setiap saat bahan baku diperlukan untuk proses produksi, pada saat itu pula bahan baku harus sudah ada di tempat proses produksi.

Motivasi semua pihak yang demikian itu hanya bisa terjadi bila mereka berpikir kritis dialektik, artinya setiap akibat harus dicari sebabnya, dan setiap obyek dicari saling hubungannya dengan obyek yang lainnya. Ishikawa menemukan teori untuk menelusuri sebab yang dapat menggunakan “Ishikawa Tulang Ikan”. Ia menjelaskan bahwa setiap kegagalan pasti ada sebabnya, dan penyebab itu dapat ditelusuri dari tujuh aspek yaitu aspek:

Ø  Tenaga manusia, kurang latihan, kurang pengetahuan, dan ketrampilan sehingga produktifitas rendah dan kualitas output rendah.

Ø  Metode kerja, tanpa petunjuk kerja yang jelas sehingga pekerja (buruh) bekerja tidak mengikuti aturan.

Ø  Peralatan, kurang perawatan, aus, dan teknologi sudah usang.

Ø  Material, salah menentukan spesifikasi: kualitas dan jenis

Ø  Lingkungan, kondisi kerja yang kurang menyenangkan atau kondisi kerja yang buruk yang mengakibatkan pekerja (buruh) tidak memiliki motivasi kerja.

Ø  Pengukuran, kurang tepat mengadakan pengukuran hasil kerja.

Ø  Kepemimpinan, gaya yang otokratik sehingga pekerja (buruh) tidak menghargai pemimpinnya (manajernya).

Jika salah satu dari tujuh aspek rusak, maka outputnya rusak, apalagi ketujuh aspek tersebut rusak semua. Setiap kesalahan atau kegagalan harus diperbaikki secara terus menerus agar produktifitas kerja dapat ditingkatkan, mutu dapat ditingkatkan, dan nilai persediaan dapat dikurangi. Di samping itu, perbaikan secara terus menerus juga dapat meningkatkan rancangan produk, perbaikan proses produksi, perbaikan distribusi, perbaikan promosi, perbaikan harga, dan perbaikan layanan purna jual. Hubungan input dengan output berdasarkan gambar Ishikawa Tulang Ikan disajikan dalam gambar 12.3.

Gambar 12.3.

Ishikawa Tulang Ikan (dilengkapi)

 

 

            

Keunggulan JIT

Keunggulan JIT antara lain adalah:

Ø  Menghilangkan pemborosan dengan cara memproduksi suatu produk hanya dalam kuantitas yang diminta pelanggan.

Ø  Dampak persediaan, persediaan kecil, mungkin nol.

Ø  Tata letak pabrik, dikelompokkan satu macam produk, atau sistem sel.

Ø  Pengelompokkan karyawan, dalam satu jenis produk.

Ø  Pemberdayaan karyawan, dilatih dan dididik terus menerus menyesuaikan dengan perubahan alat kerja dan metode kerja.

Ø  Pengendalian mutu total, semua orang bertanggung jawab terhadap mutu produk.

Kritik terhadap JIT

Kritik terhadap JIT anatara lain:

ü  Sulit suatu perusahaan yang memproduksi secara massal hanya melayani pesanan pelanggan saja, misalnya pabrik gula, kopi, sabun dan sebagainya, dan hanya memproduksi satu jenis produk.

ü  Dalam industri sulit sekali suatu tidak memiliki persediaan, khususnya yang bahan bakunya impor.

ü  Sulit dilakukan oleh pabrik-pabrik pada umumnya yang hanya memproduksi satu macam komoditi dengan teknologi khusus.

ü  Menempatkan karyawan pada keahlian khusus pada satu jenis produk tidak mudah, dan mungkin biayanya mahal.

ü  Pada umumnya perusahaan disibukkan oleh kegiatan rutin memproduksi komoditi terus menerus tanpa menghiraukan peningkatan ketrampilan dan pengetahuan karyawan; mereka lebih suka membajak karyawan lain yang sudah ahli sehingga tidak perlu mendidik dan melatih; teknologi dan metode kerja tidak begitu mudah diganti.

ü  Karyawan pada umumnya bekerja atas dasar upah; mereka bekerja bukan ingin merealisasikan bakat dan pengetahuannya tetapi mencari upah, jadi mereka pada umumnya kurang peduli terhadap mutu produk.

Item	Agustus	Desember	Biaya Tahunan
Bagian pembelian Bagian administrasi Bagian gudang	5.000 4.000 3.000	4.500 3.000 2.500	56.000 37.000  33.000
Jumlah	12.000	10.000	126.000

    

Yang termasuk biaya bagian pembelian adalah gaji manajer dan pegawai, biaya order, dan biaya peralatan kantor. Yang termasuk biaya bagian administrasi pembelian adalah gaji manajer dan pegawai dan biaya peralatan kantor, dan yang termasuk biaya gudang adalah gaji manajer, pengawas, pegawai penerima, pegawai pengirim, biaya angkutan, biaya peralatan. Bagian pembelian bertanggung jawab semua pemesanan barang, bagian administrasi bertanggung jawab atas pembayaran utang dagan, dan bagian gudang bertanggung jawab kelancaran penerimaan dan pengiriman barang. Kantor dan gudang disewa dengan harga Rp 20.000 per tahun, biaya asuransi Rp 2.000 per tahun, dan pajak bumi dan bangunan Rp 3.000 per tahun. Pajak perseroan 50% per tahun, bunga jangka pendek 18% per tahun, dan bunga jangka panjang 16% per tahun. Data mengenai persediaan dalam tahun yang bersangkutan adalah: persediaan awal per 1 Januari Rp 50.000, persediaan akhir per 31 Desember Rp 30.000, saldo persediaan tertinggi bulan Agustus Rp 60.000, dan saldo terendah bulan Desember Rp 40.000, Persediaan rata-rata setiap bulan Rp 55.000, Saudara diminta untuk:

1)       Menghitung biaya per pesanan, biaya penyimpangan dan pemeliharaan, dan apa rekomendasi Anda?

2)       Jika perusahaan menjualkan 300 unit per bulannya, dengan harga Rp 45 per unit, dan rata-rata persediaan 60 unit, biaya pesanan sekali pesan Rp 15, hari kerja dinyatakan 360 hari per tahun, biaya mengelola persediaan Rp 432 per tahun berapa hari setiap pesanan dilakukan dan berapa besarnya biaya penyimpanan dan pemeliharaan persediaan?