Fungsi Operasional MSDM

  Fungsi Operasional MSDM

Fungsi operasional dalam Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan dasar pelaksanaan  proses MSDM  yang  efisien  dan  efektif  dalam  pencapaian  tujuan organisasi/perusahaan.  Fungsi  operasional  tersebut  terbagi  menjadi 5, secara singkat sebagai berikut:

A.   Fungsi Pengadaan

adalah  proses  penarikan  ,seleksi,penempatan,orientasi,dan  induksi  untuk mendapatkan karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan.( the right man in the right place).

§  Pentingnya Pengadaan:

Pengadaan adalah merupakan fungsi operasional yang utama dari MSDM. Pengadaan tenaga kerja ini merupakan masalah yang penting, sulit, dan kompleks  karena  untuk mendapatkan  dan menempatkan  orang-orang  yang  kompeten,  serasi  serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. 

Tenaga kerja yang cakap, mampu, dan trampil belum menjamin  produktivitas kerja yang baik bila moral kerja dan kedisplinannya rendah. Mereka baru dapat dikatakan bermanfaat serta mendukung terwujudnya tujuan perusahaan bila mereka berkeinginan tinggi untuk menciptakan prestasi. Dan tenaga-kerja yang kurang mampu, tidak cakap, dan tidak  trampil  akan  mengakibatkan  pekerjaan  tersebut  tidak  dapat  selesai  tepat  pada waktunya.

Kualitas dan kuantitas para tenaga kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan juga efisien. Penempatan tenaga kerja  juga  harus  tepat  sesuai  dengan  kemampuan  dan ketrampilan  yang  dimilikinya. Sehingga  gairah  kerja  dan  kedisplinannya  akan  lebih baik dan efektif guna menunjang terwujudnya tujuan organisasi atau perusahaan. 

Dari uraian di atas telah didapat gambaran tentang bagaimana pentingnya pengadaan tenaga kerja ini. Agar lebih jelas lagi, pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang secara efektif dan efisien mampu mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Pengadaan tenaga kerja ini harus mendapatkan perhatian yang serius serta didasarkan kepada analisa jabatan (job analysis), uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), persyaratan pekerjaan (job requirement) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation), bahkan perlu juga untuk mempertimbangkan pemerkayaan pekerjaaan (job enrichment), perluasan pekerjaan (job enlargement), dan penyederhanaan pekerjaan (job simplification). 

Perekrutan calon tenaga-kerja hendaknya dilakukan dengan baik agar tenaga-kerja yang diterima sesuai dengan kebutuhan  pekerjaan yang akan dilakukannya.

§  Analisa Jabatan

Analisa jabatan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisa jabatan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bahkan kita juga dapat memperkirakan pemerkayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.

Manfaat dari analisa jabatan ini juga akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personnel requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan. 

Pengertian analisa jabatan berbeda dengan motion study (studi gerak). Bila analisa jabatan  berupaya  untuk  menganalisis  pekerjaan  apa  saja  yang  harus  dilakukan  dalam suatu  perusahaan  agar  dapat  mencapai  tujuannya,  sedangkan  studi  gerak  tersebut mempelajari  gerakan-gerakan  yang  paling  efisien dan efektif  untuk  melakukan  suatu pekerjaan.

Langkah-langkah dalam Analisa Jabatan :

a.       Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan.

b.      Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

c.       Menyeleksi representative jabatan yang akan dianalisis.

d.      Mengumpulkan informasi analisa jabatan.

e.       Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

f.       Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

g.      Meramalkan atau memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Analisa jabatan selain menghasilkan job description, job specification, dan job evaluation yang juga berguna untuk :

a.       Perekrutan dan Seleksi (recruitment and selection) 

Analisa jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu.

b.      Kompensasi (compensation)

Informasi analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) orang yang akan menjabat jabatan itu, sehingga kita dapat menentukan gajinya.

c.       Evaluasi Jabatan

Informasi analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan orang yang sesuai. Dengan demikian kita dapat menetapkan harga/gaji si pejabat yang menjabat jabatan tersebut.

d.      Penilaian Prestasi Kerja (performance appraisal)

Penilaian prestasi kerja merupakan upaya untuk membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik, maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

e.       Latihan (training)

Informasi analisa jabatan digunakan untuk merangsang program latihan dan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja dijadikan sebagai alat bantu dalam pengembangan program-program latihan.

f.       Promosi dan Pemindahan

Informasi analisa jabatan akan digunakan untuk membantu dalam menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan/tenaga-kerja.

g.      Organisasi

Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa  jabatan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu untuk diperbaiki.

h.      Pemerkayaan Pekerjaan ( job enrichment)

Informasi analisa jabatan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.

i.        Penyederhanaan Pekerjaan (work simplification)

Informasi analisa jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan pekerjaan dikarenakan adanya perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam. Akibatnya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.

j.        Penempatan (placement)

Informasi analisa jabatan digunakan untuk menempatkan para tenaga kerja pada pekerjaan-pekerjaan yang yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka dapat bekerja secara efektif. 

k.      Peramalan dan Perekrutan

Informasi analisa jabatan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

l.        Orientasi dan Induksi

Informasi analisa jabatan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi tenaga kerja baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi.

§  Uraian Pekerjaan

Uraian pekerjaan (job description) dan uraian jabatan (job position) diketahui serta  disusun  berdasarkan  informasi  yang  telah  dihasilkan  oleh  analisa jabatan/analisa pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk  tenaga-kerja operasional,  sedangkan uraian  jabatan  digunakan  untuk  tenaga-kerja  manajerial.  Uraian  pekerjaan/jabatan  ini harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, agar pejabat tersebut dapat mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya.

Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan  dan  standar  tugas  yang  harus  dicapai  oleh  seorang  pejabat  yang  menjabat jabatan  tersebut.  Uraian  pekerjaan  ini  menjadi  dasar  untuk  menetapkan  spesifikasi pekerjaan  dan  evaluasi  pekerjaan  bagi  pejabat  yang  menjabat  jabatan  itu.  Uraian pekerjaan  yang  kurang  jelas  akan  mengakibatkan  seorang  pejabat  kurang  mengetahui tugas  dan  tanggung jawabnya  pada  jabatan  tersebut. Hal  ini mengakibatkan  pekerjaan menjadi  tidak  beres  dan  bahkan  pejabat  yang  bersangkutan  akan  menjadi  overacting. Disinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap organisasi/perusahaan.

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,  kondisi  pekerjaan,  hubungan  pekerjaan,  dan  aspek-aspek  pekerjaan  pada  suatu jabatan tertentu dalam organisasi.  Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya juga harus mudah untuk dipahami, serta menguraikan hal-hal sebagai berikut:

1.        Identifikasi pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatannya, seperti rektor,  dekan, dosen, kabag administrasi, dan lain-lain.

2.        Hubungan  tugas  dan  tanggung jawab, yakni perincian  tugas  dan  tanggung jawab secara nyata yang diuraikan secara terpisah, agar dapat dengan jelas untuk diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain baik di dalam maupun di luar organisasi. 

3. Standar wewenang dan pekerjaan yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat tersebut harus jelas.

4. Syarat  kerja  harus  diuraikan  dengan  jelas  seperti  alat-alat, mesin-mesin,  dan  bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, yaitu hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.

6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan darimana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan. Jadi kesimpulannya adalah bahwa uraian pekerjaan haruslah diuraikan secara jelas agar  pejabat  yang  akan  menjabat  jabatan  tersebut  dapat  mengetahui  tugas  dan tanggung jawab serta standar prestasi yang harus dicapainya. Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan  spesifikasi  pekerjaan  agar  pengisian  jabatan  yang didasarkan  pada  prinsip  apa  dan  kemudian  siapa  tidak  menimbulkan  terjadinya mismanajemen.

§  Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan (job specification) ini disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan  “apa ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dari orang yang  akan melaksanakan  pekerjaan  tersebut  baik”.  Spesifikasi  pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melakukan seleksi. 

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bias diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada  umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas  definitif  yang  dibutuhkan  dari  pemangku  jabatan  itu.  Spesifikasi  pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai:

1.      Tingkat pendidikan pekerja

2.      Jenis kelamin pekerja

3.      Keadaan fisik pekerja

4.      Pengetahuan dan kecakapan pekerja

5.      Batas umur pekerja

6.      Menikah atau belum

7.      Minat pekerja

8.      Emosi dan tempramen pekerja

9.      Pengalaman pekerja

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama, karena spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan. Dan uraian pekerjaan dari tiap-tiap perusahaan juga tidak sama pula. Misalnya ada perusahaan yang membutuhkan  tenaga kerja dengan melihat dari tinggi badan, kecantikan, dan sebagainya.

§  Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja

Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat  dihindarkan  dan  semua  pekerjaan  dapat  dilaksanakan.  Perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan pada  informasi dari  faktor  internal &  faktor eksternal perusahaan. 

Faktor Internal dan Eksternal Perusahaan:

a.       Jumlah Produksi

Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya karyawan yang dibutuhkan oleh  setiap perusahaan. Semakin banyak produksi yang akan dihasilkan maka akan semakin banyak pula tenaga kerja yang dibutuhkan.

b.      Ramalan-ramalan Usaha

Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha yang menyangkut ketidakpastian di masa yang akan datang, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

c.       Perluasan Perusahaan

Perencanaan tenaga kerja juga dipengaruhi oleh rencana perluasan  perusahaan  di masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar maka perekrutan tenaga kerja akan semakin banyak pula.

d.      Perkembangan Teknologi

Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat-alat canggih, maka jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit. Hal inilah yang harus diperhitungkan agar dikemudian hari tidak terjadi PHK.

e.       Pasaran Tenaga Kerja

Pasaran tenaga kerja haruslah diperhatikan sebab jika penawaran lebih besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah. Dalam hal ini perusahaan harus menghitung manakah yang paling menguntungkan, apakah dengan labor intensive atau capital intensive. Sehingga hal tersebut akan mempengaruhi kebijaksanaan kebutuhan tenaga kerja.

f.       Perencanaan Karier Tenaga Kerja

Kemungkinan promosi di kemudian hari akan ikut mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan di kemudian hari, maka calon karyawan/tenaga kerja yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih banyak lagi.

§  Perekrutan Tenaga Kerja

Perekrutan adalah usaha  mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.

Proses perekrutan karyawan yang baik adalah sebagai berikut :

1.      Penentuan Dasar Perekrutan

Dasar perekrutan calon karyawan harus terlebih dahulu ditetapkan agar para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang akan dijabatnya. Dasar perekrutan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menjabat jabatan tersebut. Job specification harus diuraikan secara terinci dan jelas, agar para pelamar dapat mengetahui kualifikasi-kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut. Misalnya batas usia, pendidikan, jenis kelamin, kesehatan, dan lain-lain.  Jika  spesifikasi  pekerjaan  dijadikan  dasar dan pedoman  perekrutan, maka karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari jabatan atau pekerjaan tersebut.

2.      Penentuan sumber-sumber perekrutan

Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan maka kita harus menentukan sumber-sumber perekrutan calon karyawan tersebut. Sumber perekrutan calon karyawan itu adalah sumber internal dan eksternal perusahaan.

§  Sumber Internal

Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu, baik yang bersifat vertikal (promosi ataupun demosi) maupun bersifat horizontal. Jika masih ada karyawan yang   memenuhi spesifikasi pekerjaan, sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial. Hal  ini  sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan  yang ada.

Kebaikan-kebaikan sumber internal :

a Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan promosi.

b. Perilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap perusahaan.

c. Biaya perekrutan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.

d.      Waktu perekrutan relatif singkat.

e.       Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.

f.       Kestabilan karyawan semakin baik.

Kelemahan-kelemahan sumber internal :

a.Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.

b.Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.

Bila tidak ada karyawan yang dapat memenuhi  kualifikasi-kualifikasi  jabatan  yang lowong tersebut, maka dapat merekrut dari sumber eksternal.

§  Sumber external

Sumber Eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong dilakukan perekrutan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan, yaitu:

a.          Kantor penempatan tenaga kerja.

b.         Lembaga-lembaga pendidikan.

c.          Referensi karyawan atau rekanan.

d.         Serikat-serikat buruh.

e.          Pencangkokan dari perusahaan lain.

f.          Nepotisme dan leasing.

g.         Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.

h.         Sumber-sumber lainnya.

Kebaikan-kebaikan sumber eksternal :

a.Kewibawaan pejabat relatif baik.

b. Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.

Kelemahan-kelemahan sumber eksternal :

a. Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan untuk promosi.

b. Biaya perekrutan besar, karena iklan dan seleksi.

c.       Waktu perekrutan relatif lama.

d.      Orientasi dan induksi harus dilakukan.

e.       Turnover cenderung akan meningkat.

f.        Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.

3.       Metode-metode perekrutan

Metode perekrutan calon karyawan baru dibagi atas metode tertutup dan metode terbuka.

a.    Metode Tertutup

Metode tertutup yaitu dimana perekrutan itu hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk menjadi relatif sedikit, sehingga kesempatan  untuk mendapatkan karyawan yang baik akan semakin sulit.

b.      Metode Terbuka

Metode terbuka adalah dimana perekrutan itu diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa baik cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka ini diharapkan banyak lamaran yang akan masuk, sehingga kesempatan untuk mendapatkan  karyawan  yang  qualified menjadi lebih besar.

4.       Kendala-kendala perekrutan

Agar proses perekrutan berhasil maka perusahaan perlu menyadari berbagai kendala yang bersumber dari “organisasi, pelaksana perekrutan dan lingkungan eksternal”. Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan  tidak sama,  tetapi pada umumnya kendala-kendala itu adalah:

a.       Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi

Berbagai kebijaksanaan organisasi merupakan cermin utama atas berhasil atau tidaknya perekrutan calon pegawai. Kebijaksanaan organisasi yang akan mempengaruhi perekrutan itu adalah:

§  Kebijaksanaan Kompensasi dan Kesejahteraan.

Jika perusahaan dapat memberikan kompensasi dan kesejahteraan yang cukup besar  serta  adil  maka  pelamar  yang  serius  akan  semakin  banyak,  tetapi sebaliknya jika gaji dan kesejahteraan rendah maka pelamar menjadi sedikit.

§  Kebijaksanaan Promosi

Apabila kesempatan untuk promosi diberikan cukup luas maka pelamar yang serius semakin banyak, tetapi sebaliknya jika kesempatan untuk promosi sangat terbatas maka pelamar akan menjadi sedikit. Promosi merupakan idaman setiap karyawan, karena dengan promosi berarti status dan pendapatan akan bertambah besar.

§  Kebijaksanaan Status Karyawan

Jika status karyawan menjadi karyawan tetap/fulltime maka pelamar semakin banyak, tetapi jika status karyawannya honorer/harian/part-time  maka pelamar akan semakin sedikit.

§  Kebijaksanaan Sumber Tenaga Kerja

Jika tenaga kerja yang akan diterima hanya bersumber dari tenaga kerja lokal maka  pelamar  yang  serius  akan  sedikit,  tetapi  sebaliknya  bila  tenaga  kerja yang  akan  diterima  bersumber  dari  seluruh  Nusantara, maka  pelamar  akan semakin banyak.

b.      Persyaratan-persyaratan jabatan

Semakin  banyak  persyaratan  yang  harus  dimiliki  pelamar  maka  pelamar  akan menjadi  sedikit,  sebaliknya  jika  jumlah persyaratannya  sedikit maka pelamarnya akan semakin banyak.

c.       Metode pelaksanaan perekrutan

Semakin terbuka perekrutan maka pelamarnya akan semakin banyak, sebaliknya apabila perekrutannya semakin tertutup maka pelamarnya semakin sedikit.

d.      Kondisi pasar tenaga kerja

Semakin besar penawaran tenaga kerja maka akan semakin banyak pula pelamar yang serius. Tetapi sebaliknya jika penawaran tenaga kerja sedikit maka pelamarnya juga menjadi sedikit.

e.       Soliditas perusahaan

Soliditas  perusahaan  dapat  diartikan  sebagai  besarnya  kepercayaan  masyarakat terhadap  perusahaan,  misal;  besarnya  perusahaan  tersebut.  Jika soliditas perusahaan besar maka pelamar akan semakin banyak. Sebaliknya jika soliditas perusahaan rendah maka pelamarnya akan semakin sedikit.

f.       Kondisi-kondisi lingkungan eksternal

Jika kondisi perekonomian  tumbuh  dengan  cepat  dan  saingannya  juga  banyak maka  pelamar  akan  sedikit,  tetapi  jika  tingkat  pertumbuhan  perekonomian kecil/depresi, maka pelamarnya akan semakin banyak.